Wiedza: Rozpoznanie potrzeb szkoleniowych
Jak ograniczyć koszty szkoleń?Firmy organizują szkolenia dla swoich pracowników, ponieważ:
- jeden z menedżerów decyduje, że zorganizowanie szkolenia „byłoby dobre” dla jego podwładnych,
- konkurencja już dawno posiada program szkoleń,
- trener posiadający dar przekonywania „sprzedaje” szkolenie firmie,
- wprowadzane są nowe procedury lub programy,
- grupa pracowników z silną motywacją do rozwoju zgłasza potrzebę wzięcia udziału w szkoleniu na konkretny temat,
- przeprowadzono rozpoznanie i analizę potrzeb szkoleniowych w firmie.
Jeśli nie dokonano rozpoznania i analizy potrzeb szkoleniowych (RAPS), to nie ma pewności, że szkolenie, które chcemy zorganizować:
- jest odpowiednie dla firmy,
- jest odpowiednie dla pracowników,
- jest zorganizowane na odpowiednią skalę,
- dotyczy dziedziny, w której pojawił się „problem”,
a zatem nie wiemy, czy planowany program spełni swoje zadanie.
Znaleźliśmy więc pierwsze miejsce, przez które wyciekają pieniądze.
Wartość metody RAPS można streścić w kilku punktach:
- Potwierdza problem lub zaprzecza jego istnieniu. „Trudności” nie muszą wynikać z działania firmy lub pracowników,
- Pozwala ustalić, czy szkolenie jest konieczne. Szkolenie nie jest lekiem na wszystkie choroby.
- Zapewnia efektywny przebieg szkolenia.
- Zmniejsza koszty dzięki podjęciu właściwych działań.
Kto ma przeprowadzać RAPS?
Odpowiedzialność za szkolenie rozkłada się na kilka grup – tzw. „kwintet szkoleniowy”. W skład kwintetu wchodzą:
- Wyższa kadra kierownicza,
- Menedżerowie liniowi,
- Menedżer/specjalista ds. szkoleń,
- Potencjalni uczestnicy,
- Trener.
Menedżer ds. szkoleń informuje kadrę zarządzającą, koordynuje działania, gwarantuje zaangażowanie wykwalifikowanych trenerów (firmy szkoleniowej), przedstawia wyniki RAPS zwierzchnikom.
Menedżer liniowy wstępnie określa potrzeby szkoleniowe, przeprowadza lub projektuje i uczestniczy w RAPS, pomaga w rozwiązaniu problemów nie wymagających szkolenia.
Potencjalni uczestnicy zdobywają wiedzę na temat procesu oceny i poznają cel, dla którego przeprowadzane są kolejne etapy.
Trener rozpoczyna i bierze udział w RAPS, pomaga menedżerom liniowym – przedstawia im dostępne programy szkolenia i rozwoju, opracowuje programy szkoleniowe, pomaga menedżerom liniowym w rozwiązaniu problemów nie wymagających szkolenia, przygotowuje raporty dotyczące RAPS.
Istnieją dwa zasadnicze powody, dla których firma przeprowadza rozpoznanie i analizę potrzeb szkoleniowych:
- Jeśli podejrzewa istnienie problemu,
- Jeśli wprowadza nową, zmienioną formę lub program szkolenia.
- Zatrudniono nowych pracowników, którzy zastają w miejscu pracy nową dla nich sytuację,
- Zatrudniono nowych pracowników, którzy mają pewne doświadczenie, ale trzeba je odświeżyć lub zmodyfikować,
- Wprowadzane są nowe zadania, cele, wizje,
- Istnieje potrzeba oceny nowych osiągnięć,
- Istnieje potrzeba oceny obecnej sytuacji, aby można było rozpocząć proces zmian.
Pierwszym etapem RAPS jest określenie wymagań. Osoby przeprowadzające rozpoznanie muszą posiadać następujące dane dotyczące istniejących problemów:
- Informacje od kadry kierowniczej i/lub klientów dotyczące podejrzewanych nieprawidłowości/niedociągnięć,
- Cele – informacje dotyczące miejsca pracy i realizowanych zadań,
- Oczekiwane rezultaty,
- Zgodę kadry kierowniczej na przeprowadzenie RAPS,
- Budżet na konieczne działania,
- Termin wykonania.
Drugi etap to planowanie RAPS.
Na wstępie tego etapu należy sprawdzić, czy potrafimy odpowiedzieć na pytania:
- Dlaczego w firmie potrzebne jest RAPS?
- Jakie informacje wywołały potrzebę przeprowadzenia RAPS?
- Czy są jakieś zewnętrzne czynniki, które mogą mieć wpływ na istniejące w firmie problemy?
- Gdzie uzyskać informacje potrzebne do RAPS?
Każdy dobry plan rozpoczyna się od określenia celów. Przykładowy plan RAPS może wyglądać tak:
Celem RAPS jest określenie, czy problemy zaobserwowane w dziale sprzedaży wynikają z potrzeby szkoleniowej, niepowodzenia poprzednich szkoleń, wprowadzenia nowych metod sprzedaży, trudności w realizacji znanych już procedur itp.
Jeśli rozwiązanie problemów wymaga szkolenia, poinformowany zostanie o tym klient wewnętrzny (np. Dyrektor ds. Sprzedaży) lub zewnętrzny. Po ustaleniu potrzeb zostanie przeprowadzona szczegółowa analiza przyczyn powstawania problemów i przedstawiona propozycja treści programu szkoleniowego.
RAPS rozpocznie się w dniu 15 września i zakończy w dniu 31 września br. Pisemny raport zostanie dostarczony klientowi przez osobę A.
Plan projektu powinien zawierać metody, osoby, terminy itd.
Następnym etapem jest ocena istniejących potrzeb.
Ważnym składnikiem oceny istniejących potrzeb szkoleniowych jest analiza pracy, czyli opis zadań i stanowiska. Pozwala ona ustalić jakie błędy pojawiają się w działaniach danego pracownika. Trzeba zgromadzić wszelkie dane dotyczące zakresu i rodzaju wykonywanej przez niego pracy i określić jak powinna ona wyglądać.
Kiedy mamy już za sobą analizę pracy i wymagań względem pracownika, należy wykonać jeszcze bardziej szczegółową analizę, pozwalającą na określenie przyczyn powstawania problemu. Po opisie stanowiska wykonujemy więc opis i analizę zadań. Niestety, jak wskazuje praktyka, opisy zadań są znacznie rzadziej spotykane, niż opisy stanowisk i całkiem możliwe, że będziemy musieli wykonać je samodzielnie, opierając się na wskazówkach przełożonego obserwowanego pracownika lub innych informacjach.
Do rozpoznawania błędów i niedociągnięć podczas wykonywania zadań oraz nieprawidłowych zachowań pracowników służą techniki identyfikacyjne. Można do nich zaliczyć:
- Obserwację,
- Ankiety diagnostyczne,
- Rozmowy,
- Metody grup nominalnych,
- Metody łączone.
Jeśli rozpoznanie i analiza potrzeb szkoleniowych został już wykonana, to można przystąpić do kolejnego ważnego etapu: planowania i projektowania programu szkoleniowego.
Dzięki RAPS wymagania wobec programu szkolenia mogą odpowiadać rozpoznanym potrzebom firmy i pracowników. Na tej podstawie możemy stworzyć konkretne propozycje programowe.
Przeprowadzona RAPS pozwala na ustalenie ogólnych celów proponowanego szkolenia, ale zadaniem trenerów i menedżerów ds. szkoleń jest przełożenie tych celów na program.
Cele szkolenia powinny określić:
- Co poprzez program mamy osiągnąć,
- Czego uczestnicy mają się dowiedzieć,
- Co powinni umieć po zakończeniu szkolenia.
Zapisanie celów ma wiele zalet:
- Gwarantuje odpowiednią treść szkolenia,
- Eliminuje nieistotne i zbędne elementy,
- Daje twórcom programu wskazówki dotyczące projektowania całego programu i jego elementów,
- Dostarcza trenerom informacji dotyczących wymagań stawianych im i programowi.
- Stanowi podstawę umożliwiającą ocenę programu.
Spośród określonych celów:
- Wybieramy możliwe do osiągnięcia,
- Ustalamy hierarchię ich ważności,
- Układamy je w logiczny ciąg.
Ustalenie hierarchii celów jest szczególnie ważne, jeśli w trakcie RAPS rozpoznano wiele potrzeb, ale ograniczenia programu nie pozwalają na uwzględnienie ich wszystkich.
Lista celów projektu szkoleniowego ma zastosowanie praktyczne przed rozpoczęciem szkoleń:
- Uczestnicy zazwyczaj nie czytają materiałów wysyłanych im przed szkoleniem, albo tylko pobieżnie je przeglądają. Dobrze jest umieścić cele w materiałach, a przed rozpoczęciem szkolenia je omówić.
- Lista celów może stanowić początek dyskusji uczestników na temat ich ważności i zrozumienia.
- Uczestnicy mogą wygłosić komentarze dotyczące zgodności ich własnych celów z celami projektu (szkolenia).
- Zarówno osiągniecie celów projektu, jak i osobistych celów uczestników może podlegać ocenie. Ankiety poszkoleniowe mogą zawierać pytania o ich osiągniecie.
- Lista celów to nic innego jak określenie luk w umiejętnościach uczestników, które mogą się jednak różnić w obrębie grupy.
Literatura:
- Rae L., Planowanie i projektowanie szkoleń,
- Armstrong M., Zarządzanie zasobami ludzkimi.