Kiedy rozmawiam z menedżerami lub przedstawicielami działów HR, często słyszę, że pracownikom trudno wytłumaczyć zależności między takimi pojęciami jak strategia, OKR i KPI. Poszczególne pojęcia są znane, jednak ich miejsce w systemie zarządzania nie zawsze jest oczywiste.
Podczas warsztatów sięgam wtedy po przykład z moich podróży do Włoch. Planowanie wyjazdu pozwala pokazać strategię, OKR i KPI jako elementy jednego systemu, w którym każdy z nich pełni inną funkcję.
Strategia, czyli kierunek na wiele lat
Jednym z moich wieloletnich celów jest poznawanie historii 2 Korpusu Polskiego podczas kampanii włoskiej oraz odwiedzanie miejsc związanych z jego żołnierzami. To cel, którego nie da się zrealizować podczas jednego urlopu. Wymaga wielu wyjazdów, stopniowego poznawania kolejnych miejsc, czytania źródeł, rozmów i wędrówek po dawnych polach bitew.
Moją strategię można więc porównać do przewodnika „Monte Cassino i okolice. Szlakiem 2 Korpusu Polskiego”. Wskazuje on kierunek podróży i pomaga zdecydować, dokąd warto pojechać w kolejnych latach. Nie zawiera szczegółowego planu każdego dnia, lecz pokazuje, co chcę poznać i dlaczego jest to dla mnie ważne.
Podobną funkcję pełni strategia firmy. Wyznacza długoterminowy kierunek, określa priorytety i pomaga podejmować decyzje dotyczące wykorzystania ograniczonych zasobów.
OKR, czyli cel konkretnego etapu podróży
Przed kolejnym wyjazdem zaglądam do mojego przewodnika, wybieram obszar, którym chcę się zająć, oraz przygotowuję mapy potrzebne podczas podróży.
Nadrzędnym celem jednego z takich wyjazdów może być pobyt w Cassino i odwiedzenie okolicznych miejsc związanych z walkami polskich żołnierzy. W firmie można porównać go do rocznego celu OKR, który wynika ze strategii i wskazuje najważniejsze osiągnięcie na dany okres.
Cel nadrzędny dzielę następnie na cele dotyczące poszczególnych etapów wyjazdu. Mogą nimi być wejście na Monte Cairo, zwiedzenie Campobasso i Iserni, wizyta na Polskim Cmentarzu Wojennym na Monte Cassino czy wejście na Monte Trocchio.
Każdy z tych celów przybliża mnie do realizacji głównego zamierzenia. W systemie OKR podobną funkcję pełnią zespołowe cele kwartalne. Przekładają one cel roczny na konkretne rezultaty, które zespół chce osiągnąć w najbliższych 3 miesiącach.
KPI, czyli kontrolowanie bieżącej sytuacji
Realizując cele podróży, muszę jednocześnie obserwować wiele bieżących parametrów. Przed wyjazdem dbam o kondycję. Podczas górskiej wędrówki mogę kontrolować tętno, tempo marszu i czas potrzebny na pokonanie kolejnych odcinków. W czasie jazdy samochodem sprawdzam prędkość, poziom paliwa, temperaturę silnika czy pozostały zasięg.
Te informacje nie określają celu mojej podróży. Pozwalają jednak ocenić, czy mogę ją bezpiecznie kontynuować i czy dysponuję zasobami potrzebnymi do dotarcia do wybranego miejsca.
Podobną rolę pełnią KPI w firmie. Wskaźniki efektywności pomagają monitorować bieżącą działalność firmy. Pokazują między innymi poziom sprzedaży, koszty, terminowość, jakość, wydajność lub płynność finansową.
Realizacja celów operacyjnych dostarcza środków potrzebnych do osiągania celów strategicznych. Ambitny OKR nie pomoże firmie, jeśli zabraknie jej pieniędzy, ludzi lub zdolności operacyjnych do jego wykonania.
Strategia, OKR i KPI tworzą jeden system
Co da mi ambitny cel wejścia na Monte Cairo, jeśli po drodze zabraknie paliwa? Co z przygotowanej trasy, jeżeli moja kondycja nie pozwoli mi dotrzeć na szczyt?
Strategia wskazuje kierunek wieloletniej podróży. OKR pomagają wybrać najważniejsze cele na konkretny etap. KPI pozwalają kontrolować bieżącą działalność i sprawdzać, czy nadal mamy warunki do kontynuowania drogi.
Połączenie tych trzech perspektyw pozwala skutecznie zarządzać organizacją. Firma potrzebuje długoterminowego kierunku, celów OKR prowadzących do jego realizacji oraz wskaźników pokazujących stan bieżącej działalności.
Podczas warsztatów wykorzystuję opowieść o podróży, aby ułatwić uczestnikom zrozumienie tego systemu. Na wakacjach robię coś odwrotnego: korzystam z metod zarządzania, aby zaplanować kolejną podróż.
A jakie metody zarządzania wykorzystujesz również w swoim życiu prywatnym?
Najczęściej zadawane pytania
Jaka jest różnica między strategią, OKR i KPI?
Strategia określa długoterminowy kierunek rozwoju firmy. OKR przekładają ten kierunek na konkretne osiągnięcia planowane w danym okresie. KPI służą do monitorowania bieżącej efektywności działalności.
Czy OKR mogą zastąpić KPI?
OKR i KPI pełnią różne funkcje. OKR pomagają organizacji osiągać ważne zmiany i realizować priorytety strategiczne. KPI pokazują, czy bieżące procesy i działalność operacyjna przebiegają na oczekiwanym poziomie.
Jak cele OKR wynikają ze strategii firmy?
Cele OKR powinny dotyczyć najważniejszych osiągnięć, które w danym okresie przybliżają organizację do realizacji strategii. Dzięki temu zespoły koncentrują się na priorytetach zamiast na przypadkowej liście zadań.
Jaką rolę pełnią KPI w realizacji strategii?
KPI pozwalają kontrolować kondycję operacyjną firmy, między innymi sprzedaż, koszty, jakość, terminowość lub płynność finansową. Stabilne wyniki operacyjne dostarczają zasobów potrzebnych do realizacji celów strategicznych.
Czy każda firma potrzebuje strategii, OKR i KPI?
Firma potrzebuje jasno określonego kierunku, sposobu przekładania go na cele oraz wskaźników pokazujących stan bieżącej działalności. Strategia, OKR i KPI mogą tworzyć taki spójny system zarządzania.