Wdrożenie OKR wymaga przygotowania i planu. Firma musi wiedzieć, kto bierze udział w procesie, kiedy odbędą się warsztaty, jak zostaną przygotowane cele roczne i jak ruszy pierwszy cykl kwartalny.
Problem zaczyna się wtedy, gdy plan staje się zbyt szczegółową instrukcją na wiele miesięcy do przodu. Nie da się w ten sposób zaplanować procesu uczenia się organizacji.
To druga pułapka wdrażania OKR.
Dlaczego plan wdrożenia OKR nie działa?
W wielu firmach harmonogram wdrożenia OKR wygląda przekonująco. Najpierw szkolenie, potem przygotowanie celów, pierwszy przegląd, podsumowanie kwartału i kolejny cykl.
Pierwszy cykl szybko pokazuje jednak, że organizacja dopiero uczy się nowego sposobu pracy. Cele są nierówne jakościowo, część Kluczowych Rezultatów mierzy aktywność zamiast efektów, przeglądy zamieniają się w raportowanie zadań, a menedżerowie nie zawsze wiedzą, jak prowadzić rozmowę o postępach.
Wtedy zarząd zaczyna pytać, czy OKR działa.
Lepsze pytanie brzmi: czego nauczyliśmy się po pierwszym cyklu i co poprawimy w kolejnym?
Co można osiągnąć już po pierwszym miesiącu korzystając ze wsparcia konsultanta?
Dobrze zaprojektowane wdrożenie OKR nie oznacza improwizacji. Przeciwnie, pierwszy miesiąc powinien dać firmie konkretne efekty.
Kiedy wspieram wdrożenie OKR w firmie, to po miesięcznym przygotowaniu organizacja może mieć gotowy strategiczny plan wdrożenia OKR, firmowe cele roczne, zakończone szkolenie z fundamentów OKR oraz wyznaczone zespołowe cele kwartalne do pierwszego cyklu OKR.
To bardzo dużo jak na 1 miesiąc.
Nie oznacza to jednak, że metoda została już wdrożona. Oznacza, że firma ma solidny start i może rozpocząć pierwszy cykl pracy z OKR.
Jak uczyć się na podstawie rezultatów działań?
OKR nie jest jednorazowym projektem do wdrożenia. To metoda, której organizacja uczy się przez działanie. Pierwszy cykl pokazuje jakie cele stawiamy i czy wspierają one cele firmowe, poziom dojrzałości menedżerskiej w czasie retrospektyw i przeglądów, sposób podejmowania decyzji i gotowość zespołów do pracy na rezultatach.
Dlatego dobry plan wdrożenia OKR powinien być zwinny. Ma wyznaczać kierunek, przewidywać eksperymentowanie (sprawdzanie, co działa), monitorować postęp w czasie retrospektyw oraz zostawiać miejsce na korekty po każdym cyklu.
Jak zaplanować przygotowanie i pierwszy cykl OKR?
Z moich doświadczeń z wdrażaniem i przeglądami procesu OKR wynika, że skuteczne wdrożenie opiera się na kolejnych cyklach uczenia się.
Najpierw firma przygotowuje fundamenty: strategię wdrożenia, cele roczne, szkolenie i pierwsze cele kwartalne. Potem pracuje z nimi przez pierwszy cykl. Następnie analizuje, co zadziałało, co utrudniało pracę i które elementy trzeba poprawić.
W takim podejściu pierwszy kwartał nie jest egzaminem z OKR. Jest źródłem wiedzy o organizacji.
Dlaczego warto skorzystać ze wsparcia konsultanta?
Szkolenie z podstaw OKR jest potrzebne, ale samo szkolenie nie wystarczy. Największa wartość pojawia się wtedy, gdy organizacja zaczyna pracować z prawdziwymi celami, działaniami i przeszkodami.
Wspieram firmy w przygotowaniu strategicznego planu wdrożenia OKR, wypracowaniu firmowych celów rocznych, przeszkoleniu menedżerów i zespołów oraz przygotowaniu pierwszego cyklu kwartalnego.
Potem pomagam analizować przebieg cyklu, jakość Osiągnięć, dobór Kluczowych Rezultatów, sposób prowadzenia przeglądów i decyzje podejmowane na podstawie OKR.
Dzięki temu wdrożenie nie kończy się rozczarowaniem po pierwszym kwartale. Staje się procesem doskonalenia zarządzania celami.
Podsumowanie
Druga pułapka OKR polega na przekonaniu, że wdrożenie można szczegółowo zaplanować od początku do końca. Kiedy coś idzie nie tak, pojawiają się głosy, że OKR-y nie działają.
W zwinnym podejściu do wdrożenia OKR można dobrze zaplanować start i uczyć się w trakcie kolejnych cykli. Już po pierwszym miesiącu firma może mieć strategiczny plan wdrożenia OKR, cele roczne, przeszkolone zespoły i przygotowane cele kwartalne do pierwszego cyklu.
Dalszy sukces zależy od tego, czy organizacja będzie potrafiła wyciągać wnioski, korygować błędy i podnosić jakość pracy z OKR w kolejnych cyklach.
W kolejnym artykule przyjrzymy się trzeciej pułapce: sytuacji, w której OKR zaczyna przypominać MBO i zamiast wspierać ambitne cele, zamienia się w system rozliczania.