Trzy, cztery – wdrażamy OKR-y.
Tak może brzmieć komunikat ogłaszający wdrażanie metody OKR w firmie. Tymczasem okazuje się, że ta metoda nie da się wdrożyć na trzy cztery, a nawet na jeden, dwa, trzy, cztery. Przyjrzyjmy się czterem aspektom koncepcji OKR i czterem podstawowym pułapkom, jakie czyhają na prowadzących wdrożenie.
Formuła i pułapka prostoty
Pierwszy aspekt koncepcji OKR to formuła, która rozszyfrowuje akronim:
OKR = Objectives and Key Results,
a po polsku można powiedzieć, że OKR = Osiągnięcia i Kluczowe Rezultaty.
W prostocie formuły kryje się pierwsza pułapka. Można uznać, że skoro zapis metody jest tak skondensowany i prosty, to i wdrożenie będzie proste. Tymczasem łatwo jest zapamiętać składowe wchodzące w skład nowej koncepcji zarządzania celami, ale samo wdrożenie to nie decyzja podjęta przez zarząd, ale cały proces.
Proces i pułapka planowania
W literaturze przedmiotu oraz w Internecie można znaleźć opisy przypadków wdrażania OKR-ów w firmach. Nie wdając się w szczegóły (o których napiszę w innym artykule), proces można podzielić na fazę przygotowania oraz kolejne etapy ustalania i realizacji celów (najczęściej kwartały, choć nie jest to zasadą).
W fazie przygotowania, zwanej też fazą zerową, ustalane są roczne OKR-y firmowe, a następnie kwartalne OKR-y dla poszczególnych zespołów, które będą wdrażały koncepcję zarządzania celami. Ważnym elementem jest też uspójnianie celów w pionie i poziomie.
W kolejnych fazach wdrożenia (kwartałach) mają miejsce: realizacja stawianych OKR-ów, przeglądy okresowe, retrospektywy oraz podsumowania kwartału i planowanie zespołowych OKR-ów na kolejny okres.
Proces wdrożenia OKR nie jest już tak prosty i oczywisty, jak formuła, a w dodatku można wpaść w pułapkę planowania. Pułapka ta powstaje wówczas, kiedy osoby wdrażające OKR-y w firmie zakładają, że cały proces można dokładnie zaplanować i kontrolować.
Praktyka pokazuje, że kolejne kwartały mają pozwalać na ciągłe doskonalenie procesu stawiania i realizacji celów, a popełnianie błędów przy wdrożeniu jest czymś naturalnym. Spotkania przeglądowe mają służyć nie ocenie poszczególnych osób, ale identyfikacji błędów, barier i znajdowaniu działań, które pozwolą je usunąć. Brzmi zwinne?
Tak koncepcja OKR jest metodą zwinną!
Podejście i pułapka rozliczania
W świecie VUCA wyzwaniem dla firm staje się reagowanie na zmiany w ich otoczeniu i dostosowanie własnych celów do nowej rzeczywistości. Jednocześnie realizacja stawianych celów jest możliwa tylko dzięki wysokiej motywacji i zaangażowaniu pracowników.
Koncepcja OKR jest metodą, która pozwala stawić czoła opisanym powyżej wyzwaniom.
Stawiane cele mogą być modyfikowane, w kolejnych kwartałach pojawiają się nowe, a działania służące osiąganiu Kluczowych Rezultatów są poddawane przeglądom i oceniane pod względem efektywności.
Podejście do OKR-ów zakłada też:
- angażowanie pracowników różnych szczebli w ustalanie celów rocznych (zbieranie danych, konsultowanie, uspójnianie w pionie),
- wysoki stopień autonomii zespołów w ustalaniu i realizacji celów zespołowych,
- stawianie celów ambitnych, które służą rozwojowi poszczególnych pracowników.
A gdzie pułapka?
Pułapka tkwi w pokusie do przekazywania celów „w dół” organizacji oraz wykorzystywaniu metody do rozliczania poszczególnych zespołów i osób z rezultatów. Może to być szczególnie szkodliwe, kiedy rozliczanie połączy się z systemem wynagradzania pracowników.
Kontekst i pułapka dobrych praktyk
Trudno jest dzisiaj znaleźć dwie firmy, które są do siebie bardzo podobne. Firmy różnią się między sobą:
- wielkością zatrudnienia,
- strukturą organizacyjną,
- celami strategicznymi,
- pakietem oferowanych produktów,
- stylem zarządzania,
- kulturą organizacji
- i wieloma innymi czynnikami.
Powoduje to, że kiedy przychodzimy do firmy wdrażać koncepcję OKR, dostosowujemy metodę do firmy, a nie firmę do metody.
W innym przypadku możemy wpaść w „pułapkę dobrych praktyk”. Wynika ona z chęci skopiowania rozwiązania, które powiodło się w innej firmie. Sam pomysł wydaje się słuszny, ale w praktyce pomiędzy firmami jest tyle różnic, że to, co działa w przedsiębiorstwie „A”, nie sprawdzi się w przedsiębiorstwie „B”. Proste „Ctrl C” / „Ctrl V” nie przyniesie oczekiwanego efektu.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszym podejściu do wdrożenia, to zapoznaj się założeniami naszych usług doradczych wspierających wdrożenie OKR.