Co zyskujemy wdrażając OKR-y w burzliwej i niepewnej rzeczywistości, określanej jako świat VUCA?
Świat VUCA i jego cztery składowe
VUCA to akronim wprowadzony przez wojskowych strategów z U.S. Army War College na określenie sytuacji, jaka powstała po zakończeniu Zimnej Wojny: Volatility (Zmienność), Uncertainty (Niepewność), Complexity (Złożoność) i Ambiguity (Niejednoznaczność). Jak się okazało świat VUCA zawitał również do biznesu.
Volatility (zmienność)
- Wyzwanie stanowią szybkie zmiany przebiegający w sposób chaotyczny, uniemożliwiający określenie jakichkolwiek trendów lub znalezienie wzorców postępowania.
- Skutki: W efekcie szybkości zachodzących zmian długoterminowe szczegółowe plany tworzone w organizacjach ulegają szybko dezaktualizacji. Wynika to z faktu, że warunki i założenia na bazie których tworzono plan np. dwa lata wcześniej, już się zmieniły.
Uncertainty (niepewność)
- Wyzwanie wiąże się faktem, że na podstawie doświadczeń z przeszłości trudno jest wnioskować o przyszłości. Pojawiają się wciąż nowe wyjątki od reguł, a nawet wyjątki od wyjątków, a same reguły tracą swoją aktualność.
- Skutki: W warunkach niepewności menedżerowie mają niski poziom świadomości i zrozumienia występujących zdarzeń i problemów. W efekcie trudno jest przewidzieć jaki będzie skutek podejmowanych działań, co może prowadzić do wydłużenia procesu planowania (aby zmniejszyć niepewność).
Complexity (złożoność)
- Wyzwanie stanowią nakładające się na siebie różne obszary działalności oraz wpływ czynników zewnętrznych, co powoduje trudności w identyfikacji łańcucha przyczynowo-skutkowego podejmowanych działań i pojawiających się problemów.
- Skutki: Menedżerowie są w posiadaniu części informacji lub mogą przewidzieć niektóre zdarzenia, ale liczba i natura analizowanych danych wpływają na proces podejmowania decyzji.
Ambiguity (niejednoznaczność)
- Charakterystyka: Wyzwanie stanowią niejasność sytuacji, szansa na błędne odczytanie sygnałów płynących z otoczenia, mnogość znaczeń oraz brak wcześniejszych doświadczeń w danym obszarze. Oznacza to działanie w terenie określanym jako ?nieznane nieznane? (unknown unknows).
- Skutki: Menedżerowie wychodzą poza swoją strefę komfortu i podejmują działania o zwiększonym ryzyku albo w obawie przed ryzykiem wstrzymują się od podejmowania decyzji.
Sposób na VUCA
Świat VUCA wymaga zwracania uwagi na otaczające nas zmiany oraz kompetencji menedżerskich w obszarze zarządzania zmianą. Bob Johansen, z Institute for the Future, zaproponował, aby menedżerowie w odpowiedzi na sytuację VUCA zdobyli następujący zestaw umiejętności: Vision (Wizja), Understanding (Zrozumienie), Clarity (Jasność), oraz Agility (Zwinność), który nazwał ?VUCA Prime?.
Vision (Wizja)
Zamiast szczegółowych planów warto zadbać o wizję firmy lub wizję konkretnego przedsięwzięcia, czyli opis stanu docelowego. Wizja taka pozwala na wyznaczenie kierunku w warunkach zmienności i jest dla menedżerów latarnią morską w czasie burzy.
Understanding (Zrozumienie)
Reakcją na niepewność jest zdolność menedżera do prezentowania celów organizacji i swoich zamierzeń oraz pozyskiwania informacji zwrotnej z otoczenia ? od pracowników, klientów czy dostawców. Efektywne zarządzanie w świecie VUCA wymaga kompetencji komunikacyjnych od menedżera oraz stworzenia warunków do otwartej komunikacji na wszystkich szczeblach firmy.
Clarity (Jasność)
W odpowiedzi na złożoność menedżerowie dbają o jasny system zarządzania w firmie. Dzięki niemu pracownicy otrzymują rzetelnie określone zadania i procesy. Ponadto, ukierunkowane na realizację wizji, decyzje menedżerów oraz zespołów dają pracowników poczucie zmierzania w odpowiednim kierunku, pomimo pojawiającego się chaosu w otoczeniu.
Agility (Zwinność)
Kompetencją, która pomaga organizacjom w warunkach niejednoznaczności jest zwinność. Oznacza ona umiejętność rozpoznawania sytuacji za pomocą eksperymentów. Postawienie hipotezy, a następnie przeprowadzenie testu, pozwala na sprawdzenie czy dane działanie przynosi zakładany rezultat.
OKR-y nawiązują do VUCA Prime
OKR (Objectives and Key Results), czyli po polsku można powiedzieć, że Osiągnięcia i Kluczowe Rezultaty wpisują się w sposób działania w świecie VUCA.
Wizja. Roczne OKR-y dla całej organizacji stanowią wytyczne dla wszystkich zespołów, w jakim kierunku zmierzać. Dodatkowo, jakościowo określone Osiągnięcia mają istotne atrybuty wizji, która ma inspirować i angażować pracowników z całej organizacji.
Zrozumienie. Sposób tworzenia i uzgadniania OKR-ów w organizacji (w pionie oraz w poziomie) przyczynia się do zrozumienia celów przez każdego pracownika. Dodatkowo zrozumieniu celów kwartalnych (OKR-ów okresowych) służy udział wszystkich pracowników w formułowaniu tych celów.
Jasność. Metoda OKR jest oparta o przejrzystość celów w organizacji (każdy widzi cele całej organizacji oraz innych zespołów) oraz o wypracowany i jasny dla wszystkich proces formułowania celów: od celów strategicznych firmy, przez cele roczne organizacji (roczne OKR-y), aż po cele okresowe dla zespołów (OKR-y zespołowe np. kwartalne). Opisany jest też sposób przeglądu realizacji celów, retrospektyw oraz ustalania celów na kolejny okres. W dodatku Kluczowe Rezultaty jasno określają, kiedy dany cel zostanie zrealizowany.
Zwinność. W świecie VUCA ważne jest podejście zwinne, aby elastycznie reagować na zmiany pojawiające się w otoczeniu organizacji lub w jej wnętrzu. Takie możliwości daje metoda OKR, która pozwala na modyfikację OKR-ów rocznych (w uzasadnionych przypadkach), a przede wszystkim pozwala na ustalanie kolejnych okresowych OKR-ów dla zespołów, uwzględniających aktualną sytuację i potencjał zespołu. Ponadto przeglądy i retrospektywy dają możliwość dobierania działań, które w największym stopniu służą realizacji Kluczowych Rezultatów, a każde wybierane działanie jest opisywane z postawieniem hipotezy. Hipoteza ta określa, jakie efekty ma przynieść dane działanie i jak te efekty zmierzymy.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszym podejściu do wdrożenia, to zapoznaj się założeniami naszych usług doradczych wspierających wdrożenie OKR.