OKR-y i świat VUCA

Co zyskujemy wdrażając OKR-y w burzliwej i niepewnej rzeczywistości, określanej jako świat VUCA?

OKR-y i świat VUCA

Świat VUCA i jego cztery składowe

VUCA to akronim wprowadzony przez wojskowych strategów z U.S. Army War College na określenie sytuacji, jaka powstała po zakończeniu Zimnej Wojny: Volatility (Zmienność), Uncertainty (Niepewność), Complexity (Złożoność) i Ambiguity (Niejednoznaczność). Jak się okazało świat VUCA zawitał również do biznesu.

świat VUCA

Volatility (zmienność)

  • Wyzwanie stanowią szybkie zmiany przebiegający w sposób chaotyczny, uniemożliwiający określenie jakichkolwiek trendów lub znalezienie wzorców postępowania.
  • Skutki: W efekcie szybkości zachodzących zmian długoterminowe szczegółowe plany tworzone w organizacjach ulegają szybko dezaktualizacji. Wynika to z faktu, że warunki i założenia na bazie których tworzono plan np. dwa lata wcześniej, już się zmieniły.

Uncertainty (niepewność)

  • Wyzwanie wiąże się faktem, że na podstawie doświadczeń z przeszłości trudno jest wnioskować o przyszłości. Pojawiają się wciąż nowe wyjątki od reguł, a nawet wyjątki od wyjątków, a same reguły tracą swoją aktualność.
  • Skutki: W warunkach niepewności menedżerowie mają niski poziom świadomości i zrozumienia występujących zdarzeń i problemów. W efekcie trudno jest przewidzieć jaki będzie skutek podejmowanych działań, co może prowadzić do wydłużenia procesu planowania (aby zmniejszyć niepewność).

Complexity (złożoność)

  • Wyzwanie stanowią nakładające się na siebie różne obszary działalności oraz wpływ czynników zewnętrznych, co powoduje trudności w identyfikacji łańcucha przyczynowo-skutkowego podejmowanych działań i pojawiających się problemów.
  • Skutki: Menedżerowie są w posiadaniu części informacji lub mogą przewidzieć niektóre zdarzenia, ale liczba i natura analizowanych danych wpływają na proces podejmowania decyzji.

Ambiguity (niejednoznaczność)

  • Charakterystyka: Wyzwanie stanowią niejasność sytuacji, szansa na błędne odczytanie sygnałów płynących z otoczenia, mnogość znaczeń oraz brak wcześniejszych doświadczeń w danym obszarze. Oznacza to działanie w terenie określanym jako „nieznane nieznane” (unknown unknows).
  • Skutki: Menedżerowie wychodzą poza swoją strefę komfortu i podejmują działania o zwiększonym ryzyku albo w obawie przed ryzykiem wstrzymują się od podejmowania decyzji.

Sposób na VUCA

Świat VUCA wymaga zwracania uwagi na otaczające nas zmiany oraz kompetencji menedżerskich w obszarze zarządzania zmianą. Bob Johansen, z Institute for the Future, zaproponował, aby menedżerowie w odpowiedzi na sytuację VUCA zdobyli następujący zestaw umiejętności: Vision (Wizja)Understanding (Zrozumienie)Clarity (Jasność), oraz Agility (Zwinność), który nazwał „VUCA Prime”.

Vision (Wizja)

Zamiast szczegółowych planów warto zadbać o wizję firmy lub wizję konkretnego przedsięwzięcia, czyli opis stanu docelowego. Wizja taka pozwala na wyznaczenie kierunku w warunkach zmienności i jest dla menedżerów latarnią morską w czasie burzy.

Understanding (Zrozumienie)

Reakcją na niepewność jest zdolność menedżera do prezentowania celów organizacji i swoich zamierzeń oraz pozyskiwania informacji zwrotnej z otoczenia – od pracowników, klientów czy dostawców. Efektywne zarządzanie w świecie VUCA wymaga kompetencji komunikacyjnych od menedżera oraz stworzenia warunków do otwartej komunikacji na wszystkich szczeblach firmy.

Clarity (Jasność)

W odpowiedzi na złożoność menedżerowie dbają o jasny system zarządzania w firmie. Dzięki niemu pracownicy otrzymują rzetelnie określone zadania i procesy. Ponadto, ukierunkowane na realizację wizji, decyzje menedżerów oraz zespołów dają pracowników poczucie zmierzania w odpowiednim kierunku, pomimo pojawiającego się chaosu w otoczeniu.

Agility (Zwinność)

Kompetencją, która pomaga organizacjom w warunkach niejednoznaczności jest zwinność. Oznacza ona umiejętność rozpoznawania sytuacji za pomocą eksperymentów. Postawienie hipotezy, a następnie przeprowadzenie testu, pozwala na sprawdzenie czy dane działanie przynosi zakładany rezultat.

OKR-y nawiązują do VUCA Prime

OKR (Objectives and Key Results), czyli po polsku można powiedzieć, że Osiągnięcia i Kluczowe Rezultaty wpisują się w sposób działania w świecie VUCA.

Wizja. Roczne OKR-y dla całej organizacji stanowią wytyczne dla wszystkich zespołów, w jakim kierunku zmierzać. Dodatkowo, jakościowo określone Osiągnięcia mają istotne atrybuty wizji, która ma inspirować i angażować pracowników z całej organizacji.

Zrozumienie. Sposób tworzenia i uzgadniania OKR-ów w organizacji (w pionie oraz w poziomie) przyczynia się do zrozumienia celów przez każdego pracownika. Dodatkowo zrozumieniu celów kwartalnych (OKR-ów okresowych) służy udział wszystkich pracowników w formułowaniu tych celów.

Jasność. Metoda OKR jest oparta o przejrzystość celów w organizacji (każdy widzi cele całej organizacji oraz innych zespołów) oraz o wypracowany i jasny dla wszystkich proces formułowania celów: od celów strategicznych firmy, przez cele roczne organizacji (roczne OKR-y), aż po cele okresowe dla zespołów (OKR-y zespołowe np. kwartalne). Opisany jest też sposób przeglądu realizacji celów, retrospektyw oraz ustalania celów na kolejny okres. W dodatku Kluczowe Rezultaty jasno określają, kiedy dany cel zostanie zrealizowany.

Zwinność. W świecie VUCA ważne jest podejście zwinne, aby elastycznie reagować na zmiany pojawiające się w otoczeniu organizacji lub w jej wnętrzu. Takie możliwości daje metoda OKR, która pozwala na modyfikację OKR-ów rocznych (w uzasadnionych przypadkach), a przede wszystkim pozwala na ustalanie kolejnych okresowych OKR-ów dla zespołów, uwzględniających aktualną sytuację i potencjał zespołu. Ponadto przeglądy i retrospektywy dają możliwość dobierania działań, które w największym stopniu służą realizacji Kluczowych Rezultatów, a każde wybierane działanie jest opisywane z postawieniem hipotezy. Hipoteza ta określa, jakie efekty ma przynieść dane działanie i jak te efekty zmierzymy.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszym podejściu do wdrożenia, to zapoznaj się założeniami naszych usług doradczych wspierających wdrożenie OKR.