Zwiększanie efektywności – proste jak porządki w szafie

Zwiększanie efektywności, poprawa produktywności czy lepsze zarządzanie czasem są możliwe, dzięki zastosowaniu zasady “mniej, ale lepiej”.

Pomyśl, co się dzieje z twoją szafą na ubrania, jeśli czasem nie robisz w niej porządków. Czy zawiera tylko ulubione ubrania zawieszone równo na wieszakach lub poukładane pięknie na półkach? A może jest wypełniona chaotycznie rzadko noszonymi rzeczami, a znalezienie ulubionego polo lub koszuli zajmuje coraz więcej czasu? Co jakiś czas podejmujesz decyzję o zrobieniu porządku w szafie. Kilka godzin pracy i… stajesz przed wyborem czego się pozbyć. Może wkładasz wszystko z powrotem, bo szkoda. Może zostajesz ze stertą ubrań, których nie chcesz nosić, ale nie wies, co z nimi zrobić. A może robisz mini-porządki i po kilku tygodniach lub miesiącach wszystko wraca do “normy”.

Zwiększanie efektywności proste jak porządki w szafie

Szafa “osobista” i “zawodowa”

Podobnie jak szafa, w której jest coraz więcej nienoszonych, niedopasowanych ubrań, ludzkie życie osobiste i zawodowe wypełnia się z czasem zadaniami i zobowiązaniami, na których wykonanie się zgadzamy, a przynajmniej nie protestujemy. Wile z nich obciąża nas na długo. Bez dobrego systemu ułatwiającego robienie porządków w szafie, zginiemy pod stertą ciuchów, a nasze życie osobiste i zawodowe będzie chaotycznym zbiorem, niekoniecznie naszych celów.

W jaki sposób podejść do porządków systemowo? Warto wykonać trzy kroki, które umożliwią zwiększanie efektywności.

1. Przegląd w szafie

Istnieją trzy pytania, które zmieniają sposób robienia porządków w szafie. Poszukaj odpowiedzi na następujące pytania:

  • Czy lubię w tym chodzić?
  • Czy dobrze w tym wyglądam?
  • Czy często to zakładam?

Jeśli odpowiedź jest negatywna, to dana rzecz nadaje się do eliminacji. W życiu zawodowym lub osobistym odpowiednikiem wyżej wymienionych pytań jest jest refleksja, czy dane zadanie lub ponoszony wysiłek przyczyniają się w najwyższym możliwym stopniu do realizacji przyjętego przeze mnie celu. I znów, jeśli odpowiedź brzmi “nie”, to dlaczego to zadanie jest jeszcze w Twoje szafie?

2. Sztuka wyrzucania

Jeśli podzieliłeś swoje ubrania na dwie grupy: “do zatrzymania” oraz “do wyrzucenia”, to czy rzeczywiście potrafisz spakować te drugie do worka i wynieść z domu?

Może dopadło Cię uczucie żalu, wspomnienia związane z daną rzeczą lub uświadamiasz sobie, ile kiedyś za to zapłaciłeś? Jeśli coś utrudnia Ci przeprowadzenie eliminacji, to odpowiedz sobie na rozstrzygające pytanie: “Ile byłbym gotów zapłacić dziś za tę rzecz, gdybym jej nie miał?”.

Również w życiu zawodowym i osobistym nie wystarczy wskazać lub wypisać czynności nie przynoszące najlepszych możliwych wyników. Trzeba jeszcze eliminować te, które nie spełniają kryterium. W innym przypadku zapakujemy je z powrotem do szafy, ze względu na swojego przełożonego, współpracownika, klienta lub znajomego.

3. Dbanie o porządek w szafie

Jeśli chcesz, aby Twój wysiłek związany ze zrobieniem “wielkich porządków” w szafie nie poszedł na marne, musisz regularnie w niej sprzątać. Za każdym razem powinieneś przygotować sobie worek na rzeczy, których chcesz się pozbyć oraz miejsce na półce na te, które chcesz zatrzymać. Warto też wiedzieć, gdzie odwozić wypełnione worki.

Dodatkowo, życie osobiste i zawodowe nie są statyczne. Cały czas jesteśmy zasypywani nowymi prośbami i zadaniami – cały czas ktoś próbuje nam coś wrzucić do szafy. Przychodzisz rano do pracy, robisz “porządki w szafie”, a po poludniu jest wypełniona po brzegi niepotrzebnymi ubraniami – trywialnymi zadaniami, których nie chciałeś lub nie należą do Ciebie.

Ile razy rano robiłeś sobie listę rzeczy do zrobienia, wykreślałeś z niej kolejne zadania, a przez cały dzień lista wydłużała się zamiast skracać?

Bez stałego zwracania uwagi na to, kiedy powiedzieć “tak”, a kiedy uprzejmie odmówić, trudno jest utrzymać porządek w swojej szafie.

Mniej, ale lepiej

Zwiększanie efektywności osobistej i zawodowej jest jak sprzątanie w szafie. Dobrzy wykonane przynosi rezultaty. Warto poznać szczegóły postępowania zgodnie z zasadą “mniej, ale lepiej” i nauczyć się wybierać między całą gamą dobrych rzeczy a kilkoma naprawdę wspaniałymi!